Mobil: 0741 60 14 60 ; Fix / Fax: 0257 33 83 20 office@prcontrol.ro

Protejarea datelor personale (ale clientului) de pe factură

8

Data publicării: 16 iulie 2018

După cum știți, au existat recent unele evoluții semnificative în legislația europeană privind protecția datelor.

În acest sens vorbim despre Regulamentul Uniunii Europene privind Protecția Datelor (GDPR- General Data Protection Regulation), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sub numele de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, document care abrogă Directiva 95/46/CE.

Regulamentul pune accent special pe protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice care se află în Uniunea Europeană.

Întocmirea unei facturi – în contextul actualelor condiții și constrângeri GDPR:

Codul fiscal ne obligă să înscriem ca elemente obligatorii anumite date personale (nume, prenume, adresa, cod de identificare fiscală), în timp ce Regulamentul nr. 679 pune bariere serioase în acest sens.

Dispozițiile legale cu privire la informații conținând datele de identificare a persoanei care efectuează livrarea bunurilor, și anume: numele și prenumele, seria și numărul actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pașaport), codul numeric personal erau prevăzute la art.3 alin.(2) din OMFP nr.29/2003 privind aplicarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și a Normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora, act normativ abrogat expres prin H.G. nr. 105/2009. În aceste condiții, își încetează aplicabilitatea toate actele normative întemeiate pe dispozițiile reglementării aprobate.

Astfel, singurul act normativ care reglementează conținutul facturii rămâne Codul fiscal.

În forma aplicabilă de la 1 ianuarie 2016, art. 319 alin. (20) din Codul fiscal enumeră toate informațiile cerute a fi cuprinse în factură (elementele obligatorii).

Fără a mai enumera informațiile cuprinse la lit. a)-r) se poate constata că nu sunt menționate cerințe privind identificarea persoanelor care au întocmit factura, respectiv care au primit-o.

În acest sens, părțile pot conveni alte mijloace care să constate nu numai emiterea și comunicarea facturii, dar mai ales realizarea livrării sau a prestării de servicii.

În acest sens, se desemnează în contract sau în alte înscrisuri încheiate persoanele anume stabilite sau / și functia celor care reprezintă societățile în cadrul operațiunilor economice astfel încât confirmările emise de acestea să poată fi folosite ca probă în cazul necesității soluționării unui litigiu.

Trebuie subliniat și faptul ca alin. (29) al aceluiași art. 319 din Codul fiscal precizează că semnarea și ștampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină factura.

Este foarte important de precizat faptul că identificarea reprezentaților părților în cuprinsul facturii reprezintă elemente opționale pe care acestea convin expres sau tacit să le furnizeze.

Cu toate acestea, elementele de identificare ale persoanei fizice în calitate de reprezentant pot fi cerute și prelucrate invocând excepția de la necesitatea consimțământului prevăzută la art.6 alin.(1) lit.f) din Regulamentul (UE) nr. 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

 “Art. 6: Legalitatea prelucrării

(1)Prelucrarea este legală numai dacă și în masura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:

  1. persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
  2. prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
  3. prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
  4. prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
  5. prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul;
  6. prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Litera (f) din primul paragraf nu se aplică în cazul prelucrării efectuate de autorități publice în îndeplinirea atribuțiilor lor.”

În schimb, informațiile de identificare cum sunt cele cuprinse în codul numeric personal, făcând parte din sfera categoriilor speciale de date cu caracter personal, astfel cum sunt prevăzute la art. 9 alin. (1) din Regulament nu vor putea fi prelucrate decât în condițiile obținerii consimțământului persoanei vizate și doar în măsura în care se poate justifica necesitatea prelucrării unor astfel de date în afara celor de strictă identificare a calității de reprezentat al uneia dintre părți.

Prin urmare e important de ținut cont de faptul ca datele de identificare ale persoanelor trebuie să fie minime și să se rezume exclusiv la stabilirea calității de reprezentanți ai părților.