Data publicării: 16 noiembrie 2016
Reglementarea efectuării concediului de odihnă este realizată prin articolele 144-152 din Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii, cu modificările și completările ulterioare.
Potrivit Codului Muncii, dreptul la concediu de odihnă anual plătit este garantat tuturor salariaților. Durata sa mininimă este de 20 de zile lucrătoare, însă durata efectivă se stabilește în contractul individual de muncă, cu respectarea legii și a contractelor colective aplicabile, și se acordă proporțional cu activitatea prestată într-un an calendaristic.
Ca un principiu general, concediul de odihnă trebuie efectuat integral în fiecare an.
În situația în care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau parțial, concediul de odihnă anual la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei în cauză, angajatorul este obligat să acorde concediul de odihnă neefectuat într-o perioada de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihnă anual.
Compensarea în bani a concediului de odihnă neefectuat este permisă numai în cazul încetării contractului individual de muncă, iar plata concediului de odihnă neefectuat se va realiza la lichidarea ultimelor drepturi salariale.
Potrivit actualelor reglementări, calculul zilelor de odihnă la care un angajat mai are dreptul se face în funcție de perioada lucrată de acesta într-un an calendaristic.
Astfel, pentru a obține numărul zilelor de concediu la care are dreptul un angajat pentru fiecare lună lucrată, angajatorul trebuie să împartă numărul de zile de concediu de odihnă prevăzut în contractul individual de muncă la 12 luni.
Cu titlu de exemplu, un angajat care până la data de 31 decembrie a lucrat 4 luni și are un concediu de odihnă anual de 20 de zile, are dreptul la un concediu de (20/12) x 4 = 7 de zile de concediu neefectuat.
Tratament contabil – concedii neefectuate:
OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, cu modificările și completările ulterioare, prevede la punctul 338 ca sumele datorate și neachitate personalului până la sfârșitul exercițiului financiar (concediile de odihnă și alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmează să fie încasate de la acesta, aferente exercitiului în curs, dar care urmează a fi plătite/încasate în exercițiul financiar următor, se înregistrează ca alte datorii și creanțe în legătură cu personalul.
Concediile de odihnă se înregistrează pe seama datoriilor atunci când suma lor este comensurată în baza statelor de salarii sau a altor documente care să justifice suma respectivă.
În lipsa acestora, sumele reprezentând concedii de odihnă se recunosc pe seama provizioanelor.
În situația în care angajatorul deține un calcul exact al sumelor aferente concediilor de odihnă neefectuate, însoțit de documente justificative, cum ar fi statul de salarii, înregistrarea contabilă este:
641 „Cheltuieli cu salariile personalului” = 428 „Alte datorii și creanțe în legatură cu personalul”
Când se întocmește statul de plată pe luna în care angajații își iau efectiv concediu, se înregistrează:
428 „Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul” = 421 „Personal – salarii datorate”
Concomitent, din perspectivă fiscală, această estimare efectuată în legătură cu datoriile către personalul va fi recunoscută ca și o cheltuială cu personalul și nu ca o cheltuială cu provizioanele, și deci poate fi considerată deductibilă la calcului impozitului pe profit.
În situația în care angajatorul nu deține documente justificative privind sumele aferente concediilor de odihnă neefectuate, acestea fiind calculate în baza unor estimări efectuate la data bilanțului, va înregistra provizioanele aferente, monografia contabilă fiind următoarea:
– la data încheierii exercițiului financiar:
6812 „Cheltuieli de exploatare privind provizioanele” = 1518 „Alte provizioane”
– la data acordării concediilor de odihnă neefectuate:
641 „Cheltuieli cu salariile personalului” = 421 „Personal – salarii datorate”
și concomitent:
1518 „Alte provizioane” = 7812 „Venituri din provizioane”
Din punct de vedere contabil, conform punctului 369 din Ordinul 1802/2014, un provizion este constituit pentru a acoperi datorii a căror natură este clar definită și este probabil să existe sau este cert că vor exista, dar au grad ridicat de incertitudine în privința valorii sau a datei în care vor apărea.
În acest sens, din punct de vedere contabil, sumele datorate și neachitate personalului (concediile de odihnă și alte drepturi de personal) ar trebui înregistrată ca alte datorii și creanțe în legătură cu personalul și nu necesită constituirea unor provizioane, din moment ce pot fi cuantificate din perspectiva valorii sau a momentului în care aceste sume vor fi acordate angajaților (fie până la momentul îndeplinirii termenului limită în care angajații își vor consuma zilele de concediu neefectuat sau la data încetării contractului de muncă).
Astfel, indemnizațiile pentru concediile de odihnă neefectuate până la închiderea exercițiului financiar se înregistrează pe seama datoriilor în momentul în care suma acestora poate fi comensurată pe baza statelor de salarii și a altor documente care justifică suma respectivă. În caz contrar, în lipsa unor informații cu privire la sumele datorate reprezentând concediile de odihnă neefectuate, recunoașterea poate fi făcută pe baza provizioanelor.
Concomitent, din perspectiva fiscală, estimarea efectuată în legătură cu datoriile către personalul va fi recunoscută ca și o cheltuială cu personalul și nu ca o cheltuială cu provizioanele, cheltuială ce poate fi considerată deductibilă la calcului impozitului pe profit.
În practică, abordarea prudențială pentru care multe companii optează este aceea de a constitui un provizion pentru sumele aferente concediilor de odihnă neefectuate.
Din punct de vedere fiscal, acest provizion este considerat nedeductibil din moment ce acesta nu figurează în categoria provizioanelor pentru care legislația fiscală în vigoare acordă drept integral sau parțial de deducere în conformitate cu art. 26 din Codul fiscal.
În schimb, sunt considerate venituri neimpozabile veniturile prin care se recuperează cheltuielile pentru care nu s-a acordat deducere la momentul efectuării lor, cum sunt veniturile din anularea unor provizioane care au fost considerate cheltuieli nedeductibile la data constituirii lor.