Legea nr.208/2021 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr.36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relațiilor de muncă, și pentru modificarea și completarea unor acte normative, a fost publicată în Monitorul Oficial (Partea I) nr.720 din data de 22 iulie 2021, cu aplicabilitate din data de 25 iulie 2021.
Potrivit documentului, angajatorii vor scăpa de necesitatea de a avea marcă temporală și sigiliu atunci când semnează electronic contracte individuale de muncă. În același timp, documentul vine și cu alte schimbări legate de semnarea electronică a actelor de muncă, printre care deductibilitatea, la impozitul pe profit, a cheltuielilor suportate cu asigurarea semnăturilor electronice.
Aceasta va modifica regulile semnării electronice a actelor de muncă, reguli ce au fost introduse de puțin timp în Codul muncii prin OUG 36/2021.
Astfel, părțile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.
Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996, republicată, și ale Legii nr.135/2007 și vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
Potrivit noilor dispoziții, angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul, să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.
Menționăm că s-a păstrat faptul că la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură (semnătura olografă sau semnătura electronică).
Asta înseamnă că salariatul nu va putea să semneze de mână un contract, pentru ca ulterior angajatorul să ia respectivul document și să îl semneze electronic, amândoi trebuie să semneze în același fel.
Organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătură electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului.
Noțiunile de semnătură electronică, semnătură electronică avansată, semnătură electronică calificată și sigiliul electronic, utilizate în cuprinsul actelor normative care fac obiectul art. I-III din prezenta ordonanță de urgență, au înțelesul dat de dispozițiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Definiții preluate din Regulamentul (UE) nr.910/2014:
- semnătură electronică = date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;
- semnătură electronică avansată = o semnătură electronică ce îndeplinește următoarele cerințe:
- face trimitere exclusiv la semnatar;
- permite identificarea semnatarului;
- este creata utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său și
- este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
- semnatura electronică calificată = o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice;
- „sigiliu electronic = date în format electronic atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic pentru asigurarea originii și integrității acestora din urmă.
Printre modificările aduse de Legea nr.208/2021 regăsim și faptul că angajatorul poate suporta, pentru el și pentru angajații săi, cheltuielile pentru achizitionarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă.
Subliniem că, potrivit dispozitiilor Legii nr.208/2021, aceste cheltuieli reprezintă cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.
