Registre contabile pentru PFA în 2017

Data publicării: 4 martie 2017

Potrivit dispozițiilor legale aflate în vigoare, persoanele fizice autorizate (PFA) sunt obligate, conform legii, să întocmească anumite registre în care să evidențieze operațiunile contabile efectuate începând de la înființare, indiferent de domeniul în care activează.

Reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă sunt incluse în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 170/2015 și se aplică de către următoarele categorii de persoane:

• persoanele fizice și asocierile fără personalitate juridică ale căror venituri sunt supuse impozitului pe venit, al căror venit net anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obținut din următoarele surse:

-activități independente (aici fiind incluse și PFA, întreprinderile individuale/ familiale);

-cedarea folosinței bunurilor;

-activități agricole, silvicultură și piscicultură.

• persoanele sau entitățile care, prin actul normativ de înființare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligația tinerii contabilității în partidă simplă, cu excepția persoanelor juridice fără scop patrimonial.

Este important de precizat faptul că persoanele enumerate la primul punct de mai sus, implicit PFA-urile, au posibilitatea să opteze pentru contabilitatea în partidă dublă, așa cum vom arăta în partea a doua a articolului.

Contabilitatea în partidă simplă:

Contabilitatea în partidă simplă reprezintă ansamblul registrelor și documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidențierea în contabilitate, în mod cronologic și sistematic, a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.

Potrivit Ordinului MFP nr. 170/2015, pentru evidențierea în contabilitatea în partidă simplă a operațiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b);
• Registrul-inventar (14-1-2/b).

Referitor la registrul-jurnal de încasări și plăți, acesta servește la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin conturi bancare, iar sumele înregistrate în acesta se totalizează lunar.

În schimb, registrul inventar servește la înregistrarea elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate.

Pe lângă aceste două registre, printre documentele care trebuie constituite se mai numără:

Fișa mijlocului fix (14-2-2);

Factura (care se întocmește și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal);

Avizul de însoțire a mărfii (14-3-6A);

Lista de inventariere (14-3-12);

Chitanța (14-4-1);

Chitanța pentru operațiuni în valută (14-4-1/a);

Dispoziția de plată/încasare către casierie (14-4-4);

Statul de salarii (14-5-1/k).

Ordinul menționat anterior stabilește că PFA, la fel ca celelalte entități ce conduc contabilitatea în partidă simplă, pot utiliza formularele financiar-contabile prevăzute în prezentele reglementări sau numai o parte din acestea, în functie de elementele specifice activității desfășurate, astfel încât acestea să permită determinarea informațiilor necesare pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare.

Mai mult decat atât, în funcție de necesități, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot folosi și alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile sau în alte acte normative care reglementează activități economice specifice (agricultură, exploatarea masei lemnoase, jocuri de noroc etc).

Persoanele care conduc contabilitatea în partidaă simplă au obligația să efectueze inventarierea la începutul activității, cel puțin o dată pe an, precum și la încetarea activității, fără a avea însă și obligația întocmirii situațiilor financiare anuale.

Informațiile cuprinse în registrele obligatorii:

Conform normelor aflate în vigoare, contabilitatea în partidă simplă se ține în limba română și în moneda națională.

Orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidențierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Registrele de contabilitate se folosesc în strictă concordanță cu destinația lor și se prezintă în mod ordonat și completate astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor economico-financiare efectuate.

Registrul-jurnal de încasări și plăți:

Registrul-jurnal de încasări și plăți este documentul contabil care servește la înregistrarea încasărilor și plăților aferente activității persoanelor care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă.

Registrul-jurnal de încasări și plăți se întocmește într-un exemplar, înregistrarea operațiunilor pe baza documentelor justificative făcându-se distinct, pe fiecare operațiune de încasare/plată.

În Registrul-jurnal de încasări și plăți se înregistrează atât operatțiunile în numerar, cât și cele efectuate prin contul curent de la bancă, la valoarea prevăzută în documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adăugată. Mai exact, încasările în Registrul-jurnal de încasări și plăți cuprind:

• sumele încasate din desfășurarea activității;
• aporturile în numerar și prin conturi bancare aduse la începerea activității ori în cursul desfășurării acesteia;
• sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• sumele primite ca despăgubiri;
• sumele primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donații;
• sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinație specială din fonduri nerambursabile (subvenții);
• alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalități).

În același timp, plățile din Registrul-jurnal de încasări și plăți cuprind:

• plățile efectuate în cadrul activității desfășurate în scopul realizării de venituri;
• sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar și prin conturi bancare;
• sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• alte plăți efectuate (de exemplu: penalități, amenzi plătite).

Din punct de vedere al informațiilor pe care le conține, documentul trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

• data efectuării operațiunii de încasare/plată;
• denumirea și numărul documentului justificativ care stă la baza înregistrării operațiunii;
• explicații privind natura operațiunii;
• suma încasată în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ;
• suma plătită în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ.

Registrul-inventar:

Referitor la registrul-inventar, acesta servește ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile).

Documentul se întocmește de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar, și trebuie completat la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar, precum și cu ocazia încetării activității.

Registrul-inventar se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opțiunii persoanei respective. În acest caz, listele de inventariere trebuie să fie anexate la Registrul-inventar.

În condițiile conducerii evidenței contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control.

În legatură cu modul de completare a registrului-inventar, Ordinul MFP nr. 170/2015 stabilește câteva reguli care trebuie să fie respectate de PFA-uri. Astfel, în coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operațiuni înregistrate în ordine cronologică. Apoi, în coloana 2 se trec elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluată din lista de inventariere. În cele din urmă, în coloana 3 trebuie să apară valoarea de inventar, respectiv:

• valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;
• valoarea ramasă de încasat, respectiv de plată, rezultată în urma inventarierii creanțelor și a datoriilor.

Opțiunea de contabilitatea în partidă dublă:

Este important de precizat faptul ca legislația fiscală oferă persoanelor fizice autorizate dreptul de a opta pentru contabilitatea în partidă dublă.

Mai exact, persoanele care își desfășoara activitatea ca persoană fizică autorizată și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă pot trece la contabilitatea în partidă dublă de la începutul exercițiului financiar ulterior celui în care au decis această trecere.

De asemenea, persoanele fizice care optează pentru conducerea contabilității în partidă dublă organizează și conduc contabilitatea proprie în baza reglementărilor contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, până la nivel de balanță de verificare, fără să aibă și obligația de a întocmi situații financiare anuale. „Evidența contabilă astfel ținută trebuie să permită determinarea informațiilor necesare pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare”, se arată în ordinul MFP.

A. Registrul-jurnal (cod 14-1-1)

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare. El se editează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă informații despre felul, numărul și data documentului justificativ care stă la baza operațiunii economice, precum și explicații în legatură cu operațiunea respectivă.

Sumele debitoare și sumele creditoare se totalizează lunar.

B. Registrul-inventar (cod 14-1-2)

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

Registrul-inventar se întocmește la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau cu ocazia încetării activității, fără ștersături și fără spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Documentul se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilanț. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările și ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-inventar. Operațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcție de necesități.

Potrivit actului normativ citat, PFA trebuie să preia, pe baza inventarului și a informațiilor privind creanțele și datoriile, ca solduri inițiale, la începutul exercițiului financiar pentru care au optat să treacă la conducerea contabilității în partidă dublă, sumele din documentele întocmite pentru ținerea contabilității în partidă simplă, respectiv din Registrul-inventar, Registrul-jurnal de încasări și plăți, fișa mijlocului fix, extras de cont și alte documente.

Prevederile în vigoare stabilesc că deschiderea conturilor de imobilizări, stocuri, creanțe, disponibilități bănești și datorii, în vederea preluării în contabilitatea în partidă dublă a acestor elemente, se efectuează cu ajutorul contului 455 “Sume datorate acționarilor/asociaților”. Prin excepție de la funcțiunea contului 455 “Sume datorate acționarilor/asociaților” prezentată în reglementările contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea în partidă simplă la contabilitatea în partidă dublă se efectuează următoarele înregistrări:

• în creditul contului 455 “Sume datorate acționarilor/asociaților” se înregistrează soldurile conturilor de natura activelor (imobilizări, stocuri, creanțe, disponibilități bănesti);
• în debitul contului 455 “Sume datorate acționarilor/asociaților” se înregistrează soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferența dintre valoarea activelor și valoarea datoriilor din contul 455 “Sume datorate acționarilor/asociaților” se va reflecta în soldul acestuia, astfel:

• sold creditor – când valoarea activelor este mai mare decât valoarea datoriilor;
• sold debitor – când valoarea activelor este mai mică decât valoarea datoriilor.